זה קורה כמעט בכל תהליך גיוס.
מגדירים תפקיד, מפרסמים את המשרה ומתחילים לפגוש מועמדים.
קורות החיים נראים מתאימים, הריאיון היה מוצלח ונראה שהמועמד מביא איתו את הניסיון הנדרש.
אבל עדיין נשארות שאלות.
איך הוא יתמודד עם הלחץ בתפקיד?
האם הוא יצליח לעבוד באופן עצמאי?
כיצד יגיב לקונפליקטים או לשינויים?
האם סגנון העבודה שלו מתאים לארגון?
בשלב הזה עולה הצורך באבחון.
על פניו, הפתרון נשמע פשוט: מעבירים מספר מבחנים, מקבלים תוצאות ומשווים בין המועמדים.
אבל דווקא כאן מתחילה השאלה החשובה באמת.
כשהאבחון הופך לברירת מחדל
אחת הטעויות הנפוצות בתהליכי מיון היא שימוש באותו מערך אבחון עבור תפקידים שונים.
הכלים יכולים להיות מקצועיים ואיכותיים, אבל אם הם אינם בוחנים את היכולות הרלוונטיות לתפקיד, המידע שיתקבל לא בהכרח יסייע בקבלת ההחלטה.
אבחון לתפקיד שירות אינו אמור להיראות כמו אבחון לתפקיד מכירות.
אבחון לתפקיד ניהולי אינו אמור לבחון את אותם הדברים שנבדקים בתפקיד תפעולי.
המטרה אינה להבין האם המועמד מוכשר באופן כללי.
המטרה היא להבין האם הוא מתאים למציאות המקצועית שאליה הוא עומד להיכנס.
אותו תפקיד, דרישות שונות
גם כאשר שם התפקיד זהה, הדרישות בפועל יכולות להיות שונות מאוד.
מנהל צוות בארגון גדול ומובנה עשוי להידרש לעבוד בתוך תהליכים ברורים, לנהל ממשקים רבים ולפעול בהתאם למדיניות קיימת.
מנהל צוות בחברה קטנה וצומחת עשוי להידרש לבנות תהליכים מאפס, לקבל החלטות במהירות ולהתמודד עם חוסר ודאות.
בשני המקרים הטייטל יכול להיות זהה.
אבל המועמד שיצליח בתפקיד הראשון לא בהכרח יצליח גם בתפקיד השני.
אותו הדבר נכון גם בתפקידי מכירות, שירות, תפעול או כספים.
לכן, לא מספיק להסתכל על תיאור המשרה הרשמי.
צריך להבין איך התפקיד באמת נראה ביום יום.
אז מה באמת צריך לבדוק?
לפני שבוחרים מבחנים או כלי הערכה, חשוב להגדיר מה מאפיין הצלחה בתפקיד.
לא באמצעות הגדרות כלליות כמו "יחסי אנוש טובים", "ראש גדול" או "יכולת עבודה תחת לחץ", אלא באמצעות התנהגויות ומצבים ממשיים.
כדאי לשאול:
מהם האתגרים המרכזיים בתפקיד?
אילו מצבים חוזרים על עצמם בשגרת העבודה?
מה מבדיל בין עובד סביר לעובד שמצליח במיוחד?
אילו יכולות חייבות להיות קיימות כבר עם הכניסה לתפקיד?
אילו פערים ניתן להשלים באמצעות למידה והכשרה?
איזה סגנון עבודה מתאים למנהל ולצוות הקיימים?
התשובות לשאלות האלה מאפשרות להבין מה באמת חשוב לבדוק.
לא צריך לבדוק הכול
לפעמים נדמה שככל שתהליך האבחון כולל יותר מבחנים, כך הוא יהיה מדויק יותר.
בפועל, עודף מידע עלול דווקא להקשות על קבלת ההחלטה.
כאשר בוחנים מספר גדול של יכולות ללא סדר עדיפויות ברור, עלולים לתת משקל זהה למאפיינים קריטיים ולמאפיינים שכמעט אינם משפיעים על ההצלחה בתפקיד.
מועמד יכול להציג חוזקות רבות, אבל להתקשות דווקא ביכולת שנמצאת בליבת העבודה.
לכן, חשוב להבחין בין שלושה סוגים של דרישות:
יכולות שחיוניות להצלחה בתפקיד.
יכולות שיכולות להוות יתרון.
ויכולות שניתן לפתח לאחר הכניסה לארגון.
המטרה אינה לייצר את האבחון הארוך ביותר.
המטרה היא לקבל את המידע הרלוונטי ביותר.
איך בוחרים את הכלים הנכונים?
לא כל יכולת נבחנת באותה הדרך.
מבחני כישורים יכולים לסייע בהערכת יכולות חשיבה, למידה, ניתוח מידע ופתרון בעיות.
שאלונים אישיותיים והתנהגותיים יכולים לספק מידע על סגנון העבודה, דפוסי התגובה והמוטיבציות של המועמד.
ריאיון עומק מאפשר להבין את ההקשר שמאחורי התוצאות ולבחון כיצד המועמד פעל במצבים אמיתיים בעבר.
סימולציות מותאמות תפקיד מאפשרות לראות כיצד הוא מתמודד עם סיטואציות הדומות לאלו שיפגוש בעבודה.
בתפקיד שירות, למשל, ניתן לבחון התמודדות עם לקוח מתוסכל, הקשבה ויכולת לווסת תגובה רגשית.
בתפקיד ניהולי, ניתן לבחון קבלת החלטות, הצבת גבולות, מתן משוב והתמודדות עם התנגדויות.
בתפקיד תפעולי, ייתכן שהדגש יהיה דווקא על דיוק, עקביות, אחריות ועבודה בהתאם לנהלים.
השילוב בין הכלים צריך להיקבע בהתאם לשאלות שעליהן הארגון מבקש לקבל תשובה.
לא בהתאם למערך קבוע שנבחר מראש.
מעבר ל"מתאים או לא מתאים"
ארגונים רבים רואים באבחון כלי שמטרתו לספק תשובה אחת: האם לגייס את המועמד או לא.
אבל הערך של התהליך רחב יותר.
גם כאשר מתקבלת החלטה לגייס, המידע שנאסף יכול לסייע בקליטה ובהשתלבות של העובד.
הוא יכול להצביע על נקודות חוזקה שכדאי להישען עליהן, על תחומים שבהם יידרש ליווי ועל סגנון הניהול שיסייע לו להצליח.
ייתכן שמועמד מציג פער מסוים, אבל גם יכולת למידה גבוהה שתאפשר לו להתפתח במהירות.
מועמד אחר עשוי להביא איתו ניסיון רב, אך להתקשות דווקא במאפיין מרכזי של סביבת העבודה.
במילים אחרות, המטרה אינה רק לקבל החלטה טובה יותר.
המטרה היא גם להגדיל את הסיכוי שההחלטה תצליח לאורך זמן.
לסיום
כאשר בונים תהליך אבחון, השאלה החשובה אינה אילו מבחנים נהוג להעביר.
השאלה היא מה באמת נדרש כדי להצליח בתפקיד.
רק לאחר שמבינים את המשימות, האתגרים, סביבת העבודה והתרבות הארגונית, ניתן לבחור את הכלים שיספקו תמונה מדויקת ורלוונטית.
כי אין תהליך אבחון אחד שמתאים לכל תפקיד.
ויש הבדל גדול בין לבדוק מועמד, לבין לבדוק את מה שבאמת חשוב.